L'introduction à la comptabilité proposée par le CNAM propose un définition excellente du rapprochement bancaire. Je me permets de vous la livrer ici, tout en vous invitant à consulter le chapitre 9 de leur site ( http://www.cnam.agropolis.fr/formatio/ead/compta/index.html).
*** Définition donnée par Didier Chadourne dans son cours en ligne pour le CNAM :
Le compte "512 Banque" tenu par une entreprise
enregistre les mêmes opérations que le compte de l'entreprise
tenu par le banquier, mais en sens inverse. Il s'agit donc de
comptabilités réciproques. Dans la pratique, les soldes sont
rarement égaux car les opérations ne peuvent pas être
enregistrées simultanément dans chaque comptabilité pour
diverses raisons :
La technique de l'état de rapprochement va permettre de
justifier les différences de soldes. ***
Il résulte de cette définition que le rapprochement bancaire est l'action qui consiste à associer les opérations déjà enregistrée dans la société et à la banque afin de faire apparaître les écritures isolées, c'est-à-dire enregistrée uniquement d'un côté ou de l'autre.
Le rapprochement bancaire n'est pas nécessairement un traitement informatisé. La manière la plus simple d'effectuer un rapprochement bancaire consiste à prendre la liste des opérations enregistrées par la société d'une part, et la liste des opérations enregistrées par la banque d'autre part. Il s'agit ensuite de "pointer", c'est-à-dire cocher, les opérations que l'on retrouve des deux côtés. Le processus décrit est ici manuel. C'est peut-être la manière dont vous procédez pour votre compte bancaire personnel. Vous prenez par exemple votre chéquier, puis vous cocher les chèques débités sur votre relevé de compte. Vous pouvez alors vous apercevoir que le solde donné par votre banque ne correspond pas à votre richesse réelle, puisque votre voisin n'a pas encore encaissé le chèque que vous lui avez fait.
En croisant les informations de la banque et les votre, vous parvenez à calcule le montant dont vous disposez "effectivement" sur votre compte bancaire.
Cette tâche est très simple à effectuer manuellement pour un particulier qui dispose d'un seul compte et effectue une trentaine d'opérations par mois. Maintenant essayez d'imaginer le travail à fournir pour une société disposant de 50 comptes et effectuant 500 opérations par jour... Il devient alors crucial de pouvoir réaliser cette tâche avec l'aide d'un "assistant" informatique.
La schématisation adoptée pour le moment permet de décrire le sujet à l'aide des éléments suivants :
Cette schématisation nous permet, par exemple, de représenter une
porte de la façon suivante:
* Définition : voir Larousse.
- un type
- un battant
- une serrure
+ Ouvrir (déverouiller, faire un angle avec le mur)
+ fermer (mettre battant dans le pan de mur)
+ verrouiller/fermer à clé (mettre la serrure en position verrouillée)
+ claquer (fermer violemment)
+ entrouvrir (faire un certain angle avec le mur)
* Définition : voir paragraphe précédent.
- titulaire
- devise
- gestionnaire
- liste d'opération
- numéro de compte
+ ouvrir
+ fermer
+ créditer
+ débiter
+ calculer solde
A la lecture des premières versions de la présentation du projet, certaines personnes (Christian Momon, pour ne pas le citer), m'a demandé la différence que je faisais entre un "compte bancaire" et un "compte banque".
En fait, j'avais essayé d'introduire par une nuance de langage la distinction entre le compte géré par la banque (compte bancaire) et le compte géré par la société possédant ce compte (compte banque). La différence de vocabulaire n'est toutefois pas très claire, j'en convient.
Après plus ample réflexion, il me semble que conceptuelle ment il n'y ait qu'un compte bancaire. En revanche, les opérations sont enregistrées deux fois. Une fois dans la comptabilité de l'entreprise, et une fois dans la comptabilité de la banque. A une date donnée, le compte va donc avoir deux soldes, selon que l'on se place du point de vue de l'entreprise ou de la banque. Ces opérations sont affectées à deux comptes comptables différents (un dans l'entreprise et un à la banque), mais il n'y a qu'un compte bancaire à proprement parler.
Au niveau de la conception, le débat se traduit ainsi :
Considère-t-on que le compte bancaire est une seule et même entité qui va héberger des opérations de types différents : à la fois l'opération réelle en banque et son reflet en comptabilité ?
Considère-t-on, à l'inverse qu'il existe un compte géré par la banque et un compte géré par la société, reflet de ce compte bancaire ?
La seconde hypothèse d'une certaine manière à dire :
La solution la plus classique consiste effectivement à séparer le compte bancaire et son reflet dans la comptabilité de l'entreprise. Ils sont le plus souvent définis comme des entités de nature différente.
Une solution moins classique est de considérer que l'on affaire à la même entité, hébergeant des opérations de nature différente (hypothèse 1). Cette solution est relativement plus simple à programmer, mais elle à l'inconvénient de faire entrer en jeu des considération d'implémentation dans la modélisation même du problème.
Les données du problème commence à se compliquer sur ce point, car il y a plusieurs manière de les identifier ou de les séparer. Le mot "banque" peut d'abord désigner un établissement financier d'un certain type. Il peut également désigner un réseau commercial d'agences bancaire regroupé sous la même enseigne, sous le même nom commercial.
Le nom du réseau commercial est un moyen d'identifier une "banque", par exemple, la Société Générale se distingue de la BNP. Un deuxième moyen de désigner une "banque" est d'y référer par son numéro d'établissement financier utilisé au niveau national. Il s'agit par exemple de "30003" pour la Société Générale. Dans ce cas précis les deux méthodes sont équivalentes, mais ce n'est pas toujours le cas, par exemple pour le Crédit Agricole. Le Crédit Agricole forme un réseau national, mais pour des raisons historiques, ce réseau est divisé en plusieurs établissements financiers sur des critères géographiques. Le numéro d'établissement bancaire du Crédit Agricole de Picardie sera différent de celui du Crédit Agricole de Corse, par exemple.
[NB: Des différences de numéro existent également pour distinguer certaines activités dans le réseau bancaire. Par exemple, l'établissement de crédit ou d'affacturage du Crédit Lyonnais n'aura pas le même numéro d'établissement que la "banque"].
* Définition : voir paragraphe précédent.
- numéro d'établissement (ou bien la liste de numéro d'établissement suivant la position adoptée).
- nom
+ créer
+ détruire
Il y a encore une subdivision à introduire. L'agence bancaire est une subdivision de la banque, prise au sens de réseau commercial. On dit couramment qu'un compte est "tenu" par telle banque. Ce n'est pas tout à fait exacte. En réalité, un compte bancaire est tenu (domicilié) par une agence bancaire. Par exemple un compte va être domicilié à l'agence Champs-Elysées du CCF.
Pour un même établissement financier, un numéro national permet d'identifier une agence bancaire.
* Définition : voir paragraphe précédent.
- Etablissement
- Numéro d'agence bancaire
- Domiciliation (= nom de l'agence)
- Adresse
- Contact
- nom
+ ouvrir
+ fermer
Une opération s'applique sur un compte précis qu'elle crédite ou débite. Je la distingue de l'écriture au sens comptable du terme, car selon moi, l'opération est indépendante, alors que l'écriture regroupe un ensemble d'opérations équilibrées selon les principes comptables de la partie double.
Tant que l'on s'en tient à un module de rapprochement bancaire, je crois que l'on peut se limiter à la gestion des opérations, sans se préoccuper des écritures pour le moment.
Je tient en effet pour acquis que dans un premier temps, la comptabilité sera gérée à part. Le contrôle de l'équilibre et de la validité des écritures n'est pas notre propos. On suppose que les opérations seront extraites de la comptabilité existante, ou bien qu'elles seront saisies sur le compte comptable "banque", mais que seuls les comptes bancaires seront gérés pour le moment (c'est-à-dire les comptes numérotés 512 dans le Plan Comptable Général).
* Définition : voir paragraphe précédent.
- Devise
- Montant
- Description
- Nature de l'opération
- Date d'opération
- Date de valeur
+ créer
+ supprimer
+ rapprocher (c'est-à-dire marquer comme rapprochée)
* Définition : voir paragraphe précédent.
- Etablissement
- Numéro d'agence bancaire
- Domiciliation (= nom de l'agence)
- Adresse
- Contact
- nom
+ ouvrir
+ fermer
Le rapprocheur est un agent gérant le rapprochement bancaire de façon automatisée, ou bien contrôlant les opérations de rapprochement suggérées par l'utilisateur.
Il applique un certain nombre de règles et critères défini par l'utilisateur lui permettant d'associer les écritures entre elles.
Ces règles doivent pouvoir permettre d'utiliser toutes les informations disponibles sur les écritures afin d'arriver à un taux de rapprochement automatisé maximal.
Il y cependant toujours un résidu d'opérations qui ne pourront pas être rapprochée de manière automatique (parce que le règle ne permet pas d'associer les écritures de manière certaine par exemple : dans certains cas plusieurs hypothèses sont possibles).
Dès lors, le rapprocheur doit pouvoir effectuer le rapprochement sous la direction de l'utilisateur, celui-ci lui désignant les écritures à associer.
Au niveau le plus bas, rapprocher c'est associer entre elle des opérations dont la somme est zéro.
Les actions à effectuer pour l'agent rapprocheur sont :
-
rapprocher (sous entendu de manière automatique) deux
comptes
- valider un rapprochement proposer par
l'utilisateur. Cette dernière action implique que pour marquer
une opération comme rapprochée (voir plus haut), l'utilisateur
doit impérativement passer par l'agent rapprocheur, qui
s'assurera que des conditions minimales de validité de
l'opération sont assurée (contrôle de cohérence).
Premiers éléments
Etat de rapprochement :
Possibilité de sortir l'état de rapprochement en mode "comptable" ou en mode "trésorerie".
Dans le mode comptable, les écritures dont la date comptable est postérieurs à la date de l'état (date de référence) sont ignorées. Par conséquent, les écritures rapprochées avec des écritures postérieurs à la date de l'état apparaissent tout de même sur l'état de rapprochement. Cela n'interdit pas cependant, pour des raisons de commodité de faire apparaître le numéro de rapprochement afin de signaler que ces écritures ont toutefois trouvé une correspondance par la suite.
Le rapprochement automatique : On doit pouvoir entrer un fourchette de dates, pour ne rapprocher que les écritures présentes dans cette fourchette
interface : intégration des données
bien distinguer les travaux interactifs, qui demande des interventions utlisateurs (saisie à l'écran, etc), des travaux batchs qui peuvent être exécuter sans intervention de l'utilisateur. Cette distinction permet de gérer la notion de file d'attente et de priorité sur ces travaux batchs.
Gestion d'un tampon d'édition :
Après avoir été demandé, une édition est consultable via un browser web. Les droits sont gérés sur ces éditions, et elle sont purgées selon des critères paramétrables.
Configuration :
La configuration de l'outil sera gérée par de simples fichiers texte. L'administrateur pourra les modifier via un browser Web.
On notera que ces spécifications s'intéresse surtout au serveur, à ses caractéristiques techniques et fonctionnelles ou à la manière dont l'administration du serveur pourra être réalisée. Il n'y a volontairement aucune information concernant l'interface, puisque celle-ci pourra être développée de différente manière, sur différente plateforme, dans différents langages. La liberté sera totale de ce point de vue et tout développeur pourra y aller de sa touche personnelle sur une interface qu'il développera.